¿Cómo lograr una buena gestión del tiempo? Un Camino al Éxito en los Proyectos

Muchas veces como personas creemos tener la errónea idea que podemos controlar nuestro tiempo, pero estamos muy equivocados, el paso del tiempo es algo que no se puede parar y mucho menos controlarlo. Por lo que cuando pensamos tener control de nuestro tiempo, en si lo que logramos controlar serían las actividades que se realizan durante el paso del mismo.

Cuando desarrollamos actividades, ya sea en el ámbito personal o en el relacionado con los proyectos, el tiempo es uno de los recursos que resulta ser muy escaso, esto muchas veces depende de cómo logramos la administración del mismo.

De todas formas debemos de aprovechar nuestro tiempo al máximo, cada uno de nosotros disponemos de los mismos siete días de la semana con sus veinticuatro horas cada uno y depende de cómo cada uno de nosotros logremos administrarlo.

Dado que el tiempo es un recurso muy fundamental para el desarrollo de todas nuestras actividades, lograr la gestión adecuada del mismo resulta ser uno de los mayores retos que se tienen hoy en día. Por otra parte, hay muchos factores que nos impiden poder lograr el buen aprovechamiento de este recurso tan limitado como ser:

• Objetivos poco claros o la falta de estos.
• Comunicación ineficaz.
• Uso inadecuado de las técnicas y herramientas.
• Planificación escasa.
• Poca delegación de tareas.
• Problemas con la priorización de las tareas y actividades.
• Aplazamiento de tareas complejas o desagradables.

Una vez que sabemos cuáles son los factores que impiden el buen aprovechamiento del recurso tiempo, debemos tener muy claro cuáles serían las posibles soluciones para cada uno de estos factores.

Aun así, hay que ser muy conscientes de nuestra realidad ya que el principal problema que tenemos es una mala planificación del tiempo, por lo que debemos saber cómo lograr planificarlo efectivamente y así poder lograr su finalidad que es de poder aumentar la productividad de nuestro trabajo para así alcanzar las expectativas en todos y cada uno de los proyectos que realicemos.

De esta manera, cuando queremos obtener el éxito en todos los proyectos que vamos a realizar, debemos de tener en cuenta que para tener una buena gestión del tiempo, se deben cumplir con los diferentes plazos establecidos en los proyectos sin recurrir al aumento de los costos y por supuesto no lograr el alcance de los mismo. 

Al mismo tiempo en la gestión de proyectos contamos con siete procesos que nos ayudan a lograr una buena gestión del tiempo en nuestros proyectos, la guía del PMBOK cuenta con un capítulo completo que habla sobre la gestión del tiempo de los proyectos, es en ella donde estos procesos nos ayudan a gestionar la terminación de los plazos en los proyectos. Los siete procesos son:

1. Planificar la Gestión del Cronograma: Planificar la gestión del Cronograma es el proceso por medio del cual se logran establecer todas las políticas, los procedimientos y la documentación que son las necesarias para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
2. Definir las Actividades: Definir las actividades es el proceso donde se lograr identificar y documentar cada una de las acciones específicas que se deben realizar para generar todos y cada uno de los entregables del proyecto.
3. Secuenciar las Actividades: Secuenciar las actividades es el proceso donde se logra identificar y documentar las relaciones existentes entre todas las actividades del proyecto. La secuencia de las actividades se realiza mediante una relación lógica entre cada una de las actividades del proyecto.
4. Estimar los Recursos de las Actividades: Estimar los recursos de las actividades es el proceso de estimar el tipo y las cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros que son los requeridos para poder ejecutar cada una de las actividades del proyecto.
5. Estimar la Duración de las Actividades: Estimar la duración de las actividades es el proceso donde se pueden estimar la cantidad de períodos de trabajo que son necesarios para finalizar cada una de las actividades individuales con los recursos estimados.
6. Desarrollar el Cronograma: Desarrollar el cronograma es el proceso donde se logra analizar cada una de las secuencias de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.
7. Controlar el Cronograma: Controlar el cronograma es el proceso de monitorear el estado de cada una de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los diferentes cambios en la línea base del cronograma con el fin de cumplir con el plan.

Al concluir estos siete procesos, los cuales nos ayudan a la buena gestión del tiempo en los proyectos se puede incrementar las posibilidades del éxito de los mismos ya que es la mejor hoja de ruta que se puede utilizar.

En conclusión, el éxito de los proyectos no solo se deben lograr los objetivos, sino que se deben alcanzar los mismos con los tiempos y los recursos óptimos, de esta manera podemos conseguir buenos resultados de la forma más eficiente posible.

Y tú ¿Qué opinión tienes sobre la importancia de la buena gestión del tiempo en los proyectos?